DE HELFT VAN ALLE ONDERNEMERS HEEFT GÉÉN OF GEDATEERDE ALGEMENE VOORWAARDEN

Het belang van goede algemene voorwaarden – ‘de kleine lettertjes’ – voor een ondernemer is eigenlijk nauwelijks te overschatten. Ze vergemakkelijken de bedrijfsactiviteiten van de ondernemer en besparen tijd, omdat niet bij iedere contractsluiting over deze voorwaarden hoeft te worden gesproken en onderhandeld. Algemene voorwaarden scheppen duidelijkheid over de rechten en plichten van de ondernemer en zijn contractspartij. Bij onenigheid over de levering van een product of dienst, de betaling of garantie, bij aansprakelijkheidsstelling, enzovoort, voorkomen algemene voorwaarden geschillen. En ingeval het toch tot een geschil komt, beperken zij de aansprakelijkheid en risico’s van de ondernemer. Bij een geschil zijn ze geregeld zelfs de redding voor de ondernemer.

Goede algemene voorwaarden en een juist gebruik daarvan zijn dan ook van levensbelang.

Onderzoek Reaal

Uit een onderzoek van Reaal naar risico’s in het MKB blijkt dat 45,6% van alle ondernemers geen of gedateerde algemene voorwaarden gebruikt. Bij dit aantal zitten ook ondernemers die helemaal geen voorwaarden hebben opgesteld (17,5%). Slechts 32,6% controleert jaarlijks of vaker de gebruikte leveringsvoorwaarden, in de communicatie met afnemers en leveranciers.

Reaal merkt hierover op: “De kans op conflicten is hierdoor aanzienlijk. Conflicten zijn vaak kostbare aangelegenheden voor ondernemers. Denk hierbij aan rekeningen die niet betaald worden of de kosten voor de inhuur van een jurist. Uit ons onderzoek blijkt dat er een relatie is tussen de omvang van een organisatie en het hebben van geactualiseerde voorwaarden; hoe groter een onderneming, hoe vaker er actuele voorwaarden aanwezig zijn. Toch zien wij dat nog 10.2% van de grotere ondernemingen uit het MKB geen voorwaarden heeft opgesteld. Dat is erg risicovol.”

Goede algemene en actuele algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn natuurlijk alleen goed als de ondernemer zich er in het specifieke geval ook met succes op kan beroepen: Goede en actuele algemene voorwaarden zijn daarom ook maatwerk. Kesnich Advocatuur denkt daarom graag met u mee over de juiste inhoud van de voorwaarden en biedt u concrete handvatten om zeker te stellen dat u ze ook met succes kunt gebruiken.

Veelvoorkomende bepalingen in algemene voorwaarden zijn:

  • offerte (vrijblijvend of niet, termijn voor aanvaarding);
  • transport (wie betaalt transport, verzekering, invoerrechten?);
  • levertijd (overmacht);
  • betaling (betalingstermijn, incassokosten, rente);
  • eigendomsvoorbehoud (eigendom gaat pas over na betaling);
  • garantie (zo ja, onder welke voorwaarde);
  • afwikkeling van geschillen (rechter of arbitrage);
  • aansprakelijkheid (beperking, hoogte schadevergoeding);

De belangrijkste bepaling in de algemene voorwaarden is bijna altijd de beperking van de aansprakelijkheid: Als ondernemer kunt u in principe aansprakelijk worden gesteld voor alle directe en indirecte schade van de contractspartij. Dit kan om grote bedragen gaan. De ondernemer mag weliswaar nooit zijn gehele aansprakelijkheid uitsluiten, maar kan deze vaak wel vergaand beperken in zijn algemene voorwaarden.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn volgens de wet ‘een of meer bedingen die zijn opgesteld teneinde in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van bedingen die de kern van de prestaties aangeven’. Algemene voorwaarden zijn dus niet de kernbedingen van de overeenkomst, maar de aanvullende bedingen die min of meer als een gebruikelijk beding in meerdere overeenkomsten worden opgenomen.

Als vuistregel geldt dat kernbedingen de essentialia van een overeenkomst zijn, ze geven de kern van de overeenkomst aan. Zonder deze kernbedingen zou er geen overeenkomst zijn. Hierbij moet men denken aan de te betalen (koop)prijs, de te kopen zaak, de inhoud van een opdracht, een minimale afnameverplichting, de omvang van de gehuurde ruimte, enzovoort. Als het beding in een overeenkomst geen kernbeding is en is opgesteld met als doel om in meerdere overeenkomsten te worden gebruikt, dan is het meestal een algemene voorwaarde.

Op welke wijze worden de algemene voorwaarden van toepassing?

Als een ondernemer zijn algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing wil laten zijn, moet hij ervoor zorgen dat zijn contractspartij deze aanvaardt. Zonder de aanvaarding is zijn contractspartij namelijk niet aan de algemene voorwaarden gebonden, al is een expliciete aanvaarding daarvan (anders dan bij een overeenkomst) niet vereist. Voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden is volgens de wet ook niet vereist dat de contractspartij de inhoud van de algemene voorwaarden heeft gelezen en kent.

De ondernemer moet de algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing verklaren. Daarbij moet de ondernemer de ondernemer zijn contractspartij een redelijke mogelijkheid bieden om uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst daarvan kennis te nemen. Het bieden van de redelijke mogelijkheid tot kennisneming kan door:

  • de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand te stellen;
  • aan de contractspartij bekend te maken dat de algemene voorwaarden ter inzage liggen; of
  • langs elektronische weg de algemene voorwaarden ter beschikking te stellen en de contractspartij de algemene voorwaarden expliciet aan te laten vinken en aan de contractspartij de mogelijkheid te bieden om de algemene voorwaarden op te slaan en te printen.

Wanneer verliezen de algemene voorwaarden hun toepassing?

Ook al zijn algemene voorwaarden van toepassing verklaard op de overeenkomst, dan blijft de mogelijkheid bestaan dat de ondernemer ze in het specifieke geval niet kan gebruiken. Zo kan zijn contractspartij na het sluiten van de overeenkomst een of meer bedingen van de algemene voorwaarden vernietigen. Een beding in de algemene voorwaarden is vernietigbaar wanneer:

  • de ondernemer zijn contractspartij geen redelijke mogelijkheid heeft geboden om daadwerkelijk kennis te nemen van de algemene voorwaarden; en
  • wanneer het een onredelijk bezwarend beding betreft.

Natuurlijke personen die niet handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf (consumenten) kunnen op grond van de wet bedingen vernietigen, omdat deze onredelijk bezwarend zijn of wanneer er sprake is van een wettelijk vermoeden dat ze onredelijk bezwarend zijn. Dergelijke bedingen zijn door de wetgever op de zogenaamde zwarte, grijze of blauwe lijst geplaatst. In sommige gevallen is er sprake van reflexwerking en is het ook mogelijk voor niet-consumenten om bedingen die op de zwarte, grijze of blauwe lijst staan te vernietigen.

Daarnaast kan zijn contractspartij met succes betogen dat een beroep van de ondernemer op de algemene voorwaarden in de gegeven omstandigheden van het geval naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is.

Vanwege de mogelijkheid dat bedingen in algemene voorwaarden achteraf kunnen worden vernietigd of door een rechter buiten toepassing kunnen worden verklaard, is van groot belang dat de kans hierop zo klein mogelijk wordt gemaakt. Dit kan door de bedingen in de algemene voorwaarden goed te formuleren en op maat te maken voor de betreffende ondernemer, zijn bedrijfsactiviteiten, zijn producten en diensten, de branche en zijn specifieke aansprakelijkheidsrisico’s.

De meest voorkomende conflicten die algemene voorwaarden kunnen voorkomen of beperken?

In de praktijk ontstaan er door gedateerde of ontbrekende voorwaarden veelvuldig, onnodige conflicten. De meest voorkomende conflicten hebben betrekking op:

  • onduidelijkheid over de inhoud van de overeenkomst tussen partijen;
  • geschillen over de wijze van uitvoering van de overeenkomst;
  • geschillen over de vraag of de overeenkomst kan worden gewijzigd of geannuleerd;
  • geschillen over de garantie;
  • vorderingen tot nakoming van de overeenkomst of vergoeding van (herstel)schade;
  • aansprakelijkheid voor (vervolg)schade, die voorkomen had kunnen worden.

Kesnich Advocatuur voor algemene voorwaarden

Goede en actuele algemene voorwaarden zijn van levensbelang voor een ondernemer en daarom vergen algemene voorwaarden ook maatwerk. Ze kunnen veel narigheid voorkomen. Een ondernemer heeft echter niets aan van internet gekopieerde algemene voorwaarden als hij er bij een geschil geen beroep op kan doen, omdat de rechter oordeelt dat deze niet goed zijn geformuleerd of net niet van toepassing zijn op zijn situatie of onderneming.

Iedere ondernemer doet er verstandig aan eens in de 5 jaar zijn algemene voorwaarden en zijn wijze van gebruik van de algemene voorwaarden te laten controleren door een advocaat, zodat hij de kans verkleint dat bij een geschil zijn algemene voorwaarden worden vernietigd of een beroep daarop niet mogelijk is. Of omdat bij een geschil zijn algemene voorwaarden in het geheel niet van toepassing blijken te zijn. Mocht u nog geen algemene voorwaarden hebben dan is het verstandig om die door een advocaat te laten opstellen, passend voor uw bedrijfsactiviteiten. Kesnich Advocatuur helpt u daar graag bij.

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel, wilt u meer weten over dit onderwerp of wenst u advies te krijgen over algemene voorwaarden, neem dan contact op met Bart Kesnich van Kesnich Advocatuur via: bart@kesnich.nl of 06 20423523.