Naamloze en besloten vennootschappen zijn verplicht om hun jaarrekeningen tijdig te deponeren en publiceren bij de Kamer van Koophandel. Sinds kort is de deponeringstermijn verkort. Deze wijziging geldt voor boekjaren die op of na 1 januari 2016 beginnen.
De termijnen voor het opstellen, vaststellen en deponeren van de jaarrekening zijn de volgende:
- Het bestuur dient binnen 5 maanden na het einde van het boekjaar de jaarrekening op te maken.
- De algemene vergadering kan het bestuur hiervoor uitstel verlenen van maximaal 5 maanden.
- Vervolgens moet de algemene vergadering de jaarrekening binnen 2 maanden vaststellen en moet de vennootschap deze deponeren bij de Kamer van Koophandel.
- Het deponeren van de jaarrekening over het boekjaar 2017 moet dus binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar geschieden. Voorheen was deze termijn 13 maanden
Dit betekent dat de jaarrekening 2017 uiterlijk op 31 december 2018 moet zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel, indien het boekjaar gelijkloopt met het kalenderjaar. En dus niet pas op 31 januari van het volgend jaar, zoals voorheen het geval was.
Let op: als alle aandeelhouders ook bestuurders van de vennootschap zijn, geldt nog steeds dat de jaarrekening wordt vastgesteld door het ondertekenen van de jaarrekening door de bestuurders. In dat geval moet de jaarrekening echter binnen 10 maanden en 8 dagen na afloop van het boekjaar zijn gedeponeerd. Boekjaar 2017 moet dan uiterlijk op 8 november 2018 zijn gedeponeerd.
Indien het boekjaar niet samenloopt met het kalenderjaar, dient u goed te letten op de datum van einde boekjaar. U hebt vervolgens 12 maanden, danwel 10 maanden en 8 dagen de tijd om de jaarrekening vast te stellen en te deponeren.
Zorg ervoor dat u de jaarrekening tijdig deponeert!
Als de jaarrekening onverhoopt niet op tijd is gedeponeerd, dan dient dat zo spoedig mogelijk alsnog te gebeuren, waarbij dan nu iedere dag telt. De Hoge Raad heeft in het verleden een overschrijding van de deponeringstermijn met enkele dagen onder omstandigheden nog toelaatbaar geacht, maar in ieder geval niet meer dan 12 dagen.
Het is van groot belang dat u de jaarrekening tijdig deponeert. De wet kent geen excuus voor te late deponering van een jaarrekening. Bestuurders en commissarissen lopen in het geval van faillissement namelijk een aanzienlijk risico op persoonlijke aansprakelijkheid. Daarnaast is de schending van de publicatieverplichting een economisch delict.
Overigens staan in veel statuten nog termijnen die golden vóór 1 januari 2016. Deze termijnen zijn vanaf boekjaar 2016 meer van toepassing, omdat de wet de statuten op dit punt terzijde stelt. Mogelijk zijn ook andere regelingen in uw statuten inmiddels achterhaald door wetswijzigingen.
Het kan zeker geen kwaad om uw statuten en eventuele aandeelhoudersovereenkomst nog eens te laten nakijken en te actualiseren. Kesnich Advocatuur help u daar natuurlijk graag bij.
Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel, wilt u meer weten over dit onderwerp of wenst u advies te krijgen over algemene voorwaarden, neem dan contact op met Bart Kesnich van Kesnich Advocatuur via: bart@kesnich.nl of 06 20423523.
